ארכיטקטורה שיתופית - Omri Gefen

מתפיסה לכלי עבודה

מודל ה-ECA משמש כרעיון מארגן המתרגם את תפיסת השיתופיות לשפה יישומית ומובנית. הוא מאפשר לבחון שותפויות וממשקים באופן בהיר, לזהות חסמים ומנופים, ולבנות תהליכי עבודה שמחזקים אמון, מחויבות ויכולת פעולה משותפת לאורך זמן.

שיתופיות טובה אינה נוצרת רק מרצון טוב. היא זקוקה לשפה, למבנה, לאמון, למחויבות וליכולת ניהולית ברורה. במשך שנים ראיתי שוב ושוב את אותו פער: מנהלים, צוותים וארגונים מבינים ששיתוף פעולה חשוב, לעיתים אפילו קריטי, אך מתקשים להפוך אותו ליכולת שמחזיקה לאורך זמן.

מודל ECA - Effective Collaboration Architecture נולד מתוך הצורך להפוך שיתופיות ממשהו אינטואיטיבי ואקראי ליכולת מקצועית שאפשר להבין, לאבחן, לתכנן, לנהל ולשפר. המודל משמש כמפה פשוטה לעבודה עם שיתופי פעולה, שותפויות וממשקים בכל הרמות: בתוך ארגונים, בין יחידות, בין ארגונים, בין מגזרים ובקהילות.

        שיתופיות אינה מתרחשת מעצמה. היא נוצרת כאשר יש בהירות לגבי הערך המשותף, רמת השותפות הנדרשת, איכות היחסים והמחויבות לפעולה.
    

למה צריך מודל לשיתופיות?

בעולם מורכב, אף ארגון אינו יכול לפעול לבדו. יותר ויותר משימות תלויות בממשקים ובמערכות יחסים. אנחנו נוטים להניח שאם קיימים אנשים טובים ומטרה חשובה - הדברים יסתדרו. בפועל, זה כמעט אף פעם לא מספיק. שיתופיות דורשת ניהול, בהירות, והבנה של רמת השותפות הנדרשת.

שלוש רמות של שיתופיות

Coordination - תיאום וסנכרון הרמה הבסיסית ביותר. יצירת מידע משותף, העברת מידע, תיאום פעולות, מניעת כפילויות ויצירת סדר בסיסי בין גורמים שונים. במקרים רבים זו הרמה הנכונה והמספיקה.

Cooperation - שיתוף פעולה רמה עמוקה יותר, שבה גורמים שונים מקיימים פעולה משותפת סביב משימות, תהליכים או יעדים משותפים. כאן כבר נדרשת השקעה משמעותית יותר בתיאום, ביחסים, באחריות ובמחויבות הדדית.

Collaboration - שיתופיות עמוקה הרמה הגבוהה ביותר. השותפים יוצרים יחד מרחב משותף וערך שלא ניתן היה ליצור בנפרד. רמה זו דורשת אמון עמוק, אחריות משותפת, דיאלוג איכותי ויכולת לפעול מתוך תפיסת אקו-סיסטם.

ארבעת מרכיבי המודל

ערך - למה אנחנו כאן? שיתופיות הינה אמצעי ודרך ליצירת ערך משותף. המרכיב הזה עוסק בהבנת הערך שכל צד מבקש לממש, בזיהוי הצרכים והאינטרסים של השותפים, ובחידוד הסיבה שבגללה הפעולה המשותפת נדרשת ומשמעותית.

מבנה - איך זה אמור לעבוד? שיתופיות זקוקה לבהירות, למבנים, למנגנונים ולתהליכי עבודה שמאפשרים לה להתקיים לאורך זמן. המרכיב הזה עוסק ביעדים, תפקידים, אחריות, קבלת החלטות, העברת מידע, שגרות עבודה ומבני תקשורת.

יחסים - מה איכות המרחב האנושי? המרכיב האנושי של השיתופיות: אמון, דיאלוג, הקשבה, תחושת שותפות, יכולת לנהל קונפליקטים, והנכונות לראות גם את הצרכים והאילוצים של האחר. כאן נמצאים לעיתים החסמים העמוקים ביותר, וגם פוטנציאל השינוי הגדול ביותר.

מחויבות והטמעה - איך הופכים הבנות לפעולה? שיתופיות אפקטיבית נבנית כאשר כוונות והסכמות מתורגמות לפעולה מתמשכת: החלטות מעשיות, מדידות ומחייבות, אחריות ובעלות ברורה, הקצאת זמן ומשאבים, ומנגנוני הטמעה שמחברים את השיתופיות לתהליכי העבודה ולתוצאות בשטח.